Výhled cashflow pro malou firmu

Zisk ve výsledovce a peníze na účtu jsou dvě různá čísla

Výsledovka pracuje s okamžikem, kdy vznikl výnos a náklad. Bankovní účet pracuje s okamžikem, kdy peníze skutečně přišly a odešly. Mezi těmi dvěma okamžiky leží splatnost faktur, zálohy, zásoby, splátky úvěrů a odvody. Firma proto může vykázat slušný zisk a přitom v konkrétním týdnu nemít na výplaty.

Typický průběh vypadá takhle, vyfakturuji v březnu, odběratel zaplatí v květnu, ale mzdy, odvody a materiál platím v březnu a dubnu. Zisk je v březnu, peníze v květnu. Čím rychleji firma roste, tím je ta mezera větší, protože každá další zakázka nejdřív hotovost spotřebuje a teprve potom ji vrátí.

Výhled cashflow tuhle mezeru zviditelní. Není to účetní výkaz ani predikce zisku. Je to jednoduchý plán pohybů na bankovním účtu v týdenním nebo měsíčním kroku, sestavený jen z toho, co firma už dnes ví.

Jak sestavím třináctitýdenní výhled

Třináct týdnů je jedno čtvrtletí a je to horizont, který malá firma ještě dokáže odhadnout poctivě. Kdo chce jednodušší formu, vystačí si se třemi měsíci v měsíčním kroku. Princip je stejný, jen hrubší a s menším předstihem.

Začínám počátečním zůstatkem na všech účtech a v pokladně k dnešnímu dni. Pod něj dávám řádky očekávaných inkas, pod ně řádky očekávaných plateb, rozdíl přičítám k zůstatku a dostanu řadu koncových zůstatků, jeden za každý týden. Celý model se vejde do jednoho listu tabulky a nepotřebuje speciální software.

Klíčové je datování. Do řádku patří datum, kdy peníze reálně dojdou nebo odejdou, ne datum vystavení faktury. U odběratele, který platí systematicky se zpožděním, počítám s jeho obvyklým zpožděním, ne se splatností natištěnou na faktuře. Výhled má popisovat realitu, ne přání.

U velkých položek si vedu tři varianty, očekávanou, opatrnou a rizikovou. Nejde o modelování pro efekt. Jde o to vědět předem, jestli firma ustojí i to, že dvě největší faktury dorazí o měsíc později.

Co do výhledu patří

Řádky si držím v pořadí, ve kterém peníze skutečně tečou, ne podle účetních skupin:

• Pohledávky podle splatnosti a podle chování odběratele. Každou otevřenou fakturu zařadím na týden, kdy podle zkušenosti přijde platba. U nového odběratele jsem opatrnější.
• Nové zakázky a zálohy. Zálohu plánuji na datum, kdy má být uhrazena, doplatek podle podmínek smlouvy. Nepotvrzené zakázky do očekávané varianty nedávám.
• Mzdy a odvody. Výplaty a odvody sociálního a zdravotního pojištění i záloha na daň ze závislé činnosti mají vlastní termíny v následujícím měsíci. Konkrétní data k danému období ověřuji u ČSSZ, zdravotní pojišťovny a v daňovém kalendáři Finanční správy.
• DPH a zálohy na daň z příjmů. U plátce DPH se do výhledu nedává obrat, ale skutečná platba daně v jejím termínu po skončení zdaňovacího období. Zálohy na daň z příjmů se odvozují od poslední známé daňové povinnosti a mají svůj pravidelný rytmus, který si ověřuji k danému roku.
• Splátky úvěrů, leasingů, nájmy a pojistné. Pevné položky, které se dají naplánovat přesně a bývají opomíjené, protože odcházejí automaticky.
• Nákupy materiálu a subdodávky. Tady vzniká největší rozdíl mezi zakázkou a hotovostí, protože se platí dřív, než zákazník zaplatí vám.
• Sezónnost a jednorázové položky. Dovolené, odstávky, roční pojistky, technické kontroly, investice, daňové vypořádání po podání přiznání.

Co do výhledu nepatří, jsou odpisy, opravné položky a další nepeněžní položky. Ty patří do výsledovky, ne do plánu bankovního účtu.

Jak poznám, že se blíží problém

Sleduji především jednu hodnotu, nejnižší koncový zůstatek v celém období. Když klesá pod částku, kterou firma potřebuje na provoz zhruba jednoho měsíce, je to signál k jednání, i když je zůstatek pořád kladný.

Druhý signál je trend. Pokud se nejnižší bod každý týden posouvá níž nebo blíž k dnešku, problém se přibližuje a čas na řešení se krátí. Třetí signál je struktura pohledávek, rostoucí podíl faktur po splatnosti znamená, že firma financuje své odběratele z vlastních peněz.

Čtvrtý signál je na straně závazků. Prodlužující se doba, po kterou firma sama platí dodavatelům, bývá první tichá reakce na nedostatek hotovosti a v datech se objeví dřív, než si toho majitel všimne na účtu.

Výhodou výhledu je čas. Problém viditelný osm týdnů dopředu se řeší posunem objednávky, zálohou, dohodou o splátkovém kalendáři nebo včasným jednáním s bankou. Stejný problém tři dny předem se řeší draze nebo vůbec.

Nejčastější chyby

• Plánování podle obratu místo podle inkasa. Nejčastější a nejdražší chyba. Fakturovaný obrat není příjem. Do výhledu patří jen to, co reálně dorazí na účet, a to v termínu, kdy to dorazí.
• Splatnost z faktury místo skutečné platební morálky. Když odběratel platí vždy o tři týdny později, počítám s třemi týdny navíc. Jinak si každý měsíc lžu o stejnou částku.
• Zapomenuté odvody a daně. Mzdy si majitel pamatuje, odvody a DPH bývají v tabulce chybějící řádek. Přitom mají pevný termín a nedají se odložit dohodou.
• Jeden velký odběratel počítaný jako jistota. Když jeden zákazník tvoří podstatnou část tržeb, patří do rizikové varianty vždy.
• Výhled sestavený jednou a už neaktualizovaný. Model, který nikdo nepřepsal tři měsíce, je horší než žádný, protože vytváří falešný klid.
• Míchání firemních a osobních peněz. Výběry majitele patří do výhledu jako každá jiná platba, jinak zůstatek nikdy nesedí.

Jak často výhled aktualizuji a co dělám já

Výhled aktualizuji jednou týdně, obvykle v pondělí, a mimo to vždy po události, která mění velké číslo, tedy po podpisu zakázky, po výpadku platby nebo po nečekaném nákupu. Týdenní rytmus je u malé firmy dostačující. Měsíční je při napjaté hotovosti málo, denní zbytečné.

Aktualizace neznamená psát model znovu. Přepíšu skutečný zůstatek, upravím očekávaná inkasa a přesunu to, co se nestihlo. Zajímá mě hlavně rozdíl proti minulému týdnu, protože ten ukazuje, jestli odhady odpovídají skutečnosti, nebo jestli je systematicky posouvám.

Co dělám konkrétně, nastavím model výhledu na míru vaší firmě, propojím ho s daty z účetnictví a fakturace, každý týden ho aktualizuji a posílám krátký komentář s tím, co se změnilo a co je potřeba rozhodnout. Vedu k tomu evidenci pohledávek a závazků a připravuji podklady pro účetní. Externí finanční řízení začíná na 1 490 Kč měsíčně a na poptávku odpovídám do dvou pracovních dnů. Daňové přiznání nezpracovávám, to dělá daňový poradce, kterého platíte přímo, a já mu připravím podklady, aby měl z čeho vycházet.